Natuurlijk, het is een voordeel dat het schrijven van protocollen een soort hobby is van de voorzitter van de Nieuw Doetinchemse Dolfijn (NDD). Sjaak Derksen: "Toen begin dit jaar de eerste berichten begonnen te komen over de nieuwe regels, ben ik er meteen ingedoken en heb ik het onderwerp in het bestuur ingebracht. We hebben een protocol geschreven en toen even later ook vanuit de KNZB een mailing kwam over het onderwerp met het aanbod van het stappenplan, zijn we gewoon aan de slag gegaan."

NDD is een zwemclub met ruim 500 leden, verdeeld over vijf afdelingen. Derksen: "Je kunt je voorstellen dat daar behoorlijk wat gegevens uitgewisseld worden, dus we zijn begonnen dat allemaal in kaart te brengen. Het verwerkingsregister dus. En ik moet zeggen, dat was een eye-opener! Want het laat wel zien wat voor informatie je allemaal verzamelt en wie daar dan bij kan..."

Stap voor stap

Binnen NDD ging men stap voor stap aan de slag. Derksen: "Inmiddels zijn we zo goed als klaar. We hebben een privacyverklaring op de website staan en we zijn druk met alle verwerkersovereenkomsten met andere partijen. Momenteel checken we bij al onze trainers en dergelijke met welke gegevens zij vermeld willen worden op de website en vragen daar dan de benodigde toestemmingen voor. Want dat is eigenlijk het uitgangspunt: je hebt toestemming nodig."


                                     

Ereleden

En die toestemming moet je kunnen tonen, die moet zwart-op-wit staan. Dat geldt overigens ook voor de andere maatregelen op het gebied privacy: Leg helder vast hoe je persoonlijke gegevens beschermt, zodat je het op verzoek kunt tonen. En je hoeft heus niet alles meteen weg te gooien, aldus Derksen. "Welnee, het gaat erom dat je in je verwerkingsregister vermeldt welke gegevens je waarvoor gebruikt en hoe lang je die bewaart. We hebben ook ereleden, van wie we gegevens bewaren ten behoeve van jubilea en dergelijke. Dat zullen we ook zeker blijven doen."

Paniek

Van paniek is binnen NDD geen moment sprake geweest. Derksen: "We waren op tijd begonnen. Tegen de tijd dat Sportservice Doetinchem voor de clubs een bijeenkomsten organiseerde, kon ik ons protocol al laten zien. Daar hebben we inmiddels zowel andere zwemclubs in het land als ook andere Doetinchemse clubs mee kunnen helpen."

Niet dat er niet ook bij NDD momenten waren, waarop men zich even achter de oren moest krabben. Derksen: "Denk bijvoorbeeld aan foto´s en video-opnames, dat was best een heikel punt. Want dat moet je goed geregeld hebben. Inmiddels hebben we dat op basis van de gebruikte formulering 'gerechtvaardigd belang' geregeld en gecommuniceerd naar ouders en andere belanghebbenden. Dus ook dat is geregeld."

Klaar?

Klaar is men niet. "Dat kan ook niet, want je zult voortdurend moeten checken of je alle gegevens nog steeds zoals vermeld in het verwerkingsregister behandelt. Maar het is zeker mijn advies aan alle andere clubs: laat je niet gek maken door de paniek in de media. Ga gewoon met gezond verstand bij elkaar zitten en breng alles in kaart, dan kun je het stap voor stap in orde maken!"

Ben je met jouw club nog niet bezig met de nieuwe privacywet? Begin dan bij dit artikel. Lees de informatie, doe het stappenplan en ga aan de slag!

  • Datum: 02-05-2018

Blijf op de hoogte!

Wil je al het laatste nieuws over bepaalde thema's in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief en geef zelf aan hoe vaak je een mailtje wilt ontvangen en over welke thema's deze gaat.

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Klik op één van de onderstaande thema’s om meer over dit onderwerp te lezen. Als je op het plusje naast het thema klikt, houden we je op de hoogte van dit onderwerp in jouw nieuwsbrief.

Bestuur & organisatie Wet- en regelgeving Alles over de AVG

Goede voorbeelden in de buurt


Lees ook